1 Diese Regelung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter i. S. v. § 2 Absatz 1 MVG-EKD i. V. m. § 2 MVG-AG der Körperschaften, Einrichtungen und rechtlich unselbstständigen Werke der EKBO, die das Landeskirchenweite Intranet der EKBO (nachfolgend LKI) nutzen. 2 Sie ist in gleicher Weise für die Dienststellenleitungen verbindlich.

1 Die Landeskirche, vertreten durch das Konsistorium, betreibt das LKI für die Körperschaften der EKBO. 2 Sie ist die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzgesetzes der EKD für das von ihr betriebene LKI.

3 Verantwortliche und Ansprechpartner:

4 Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sind auf der Webseite/der Intranetseite in geeigneter Weise bekannt zu machen.

1 Diese Dienstvereinbarung regelt die Einführung, den Betrieb und Änderungen der gemeinsamen Kommunikationsplattform LKI gemäß Anlage 1 – Systembeschreibung.

2 Ferner sind Gegenstand die Verfahrensweisen bei künftigen Änderungen des LKI, der Beschäftigtendatenschutz, die Benennung von Verantwortlichen, die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Nutzung sowie die Einführung eines Benutzerservice.

1 Das LKI wird ausschließlich zur Kommunikation der Nutzer/innen untereinander, für die Selbstverwaltung von Terminen (Kalenderfunktion) und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in einer Nutzergruppe zur Verfügung gestellt, die in Anlage 1 beschrieben sind.

2 Zu diesen Zwecken werden folgende Module im LKI eingesetzt:

Besondere Ziele dieser Dienstvereinbarung sind:

Die Vereinbarung enthält Regelungen zum Einführungsprozess, zum Betrieb und zur Weiterentwicklung des LKI-Verfahrens, die dazu dienen, die unter 2.3. genannten Ziele unter Beteiligung der Mitarbeiter/innen und Mitarbeitervertretungen zu realisieren.

1 Die Dienststellenleitungen der Einrichtungen, die das LKI nutzen, sollen spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten dieser Dienstvereinbarung für exemplarisch ausgewählte Arbeitsplätze Gefährdungsbeurteilungen durchführen, um gesunde und sichere Arbeitsplätze zu gewährleisten. 2 Die Koordinatorin für Arbeitssicherheit wird gebeten, Vorschläge zu unterbreiten, welche Arbeitsplätze hierbei zu betrachten sind, und für eine Unterstützung durch die zuständigen Ortskräfte zu sorgen. 3 Dazu wird unter Beteiligung der „Fachstelle für Arbeits- und Gesundheitsschutz“ und der HMAV bis April 2020 eine Vorlage erarbeitet.

1 Das LKI ist die Kommunikationsplattform für die Landeskirche und die digitale Basis des kirchlichen Dienstwegs. 2 Die Pflicht zur Einführung als verbindliches Kommunikationsmittel zwischen kirchlichen Körperschaften bedarf eines landeskirchlichen Rechtsaktes (z. B. eines Kirchengesetzes). 3 Diese Dienstvereinbarung regelt die Einführung der oben genannten Funktionen in den kirchlichen Dienststellen der EKBO und ersetzt Beteiligungsverfahren vor Ort.

Die Parteien sind sich einig, dass das LKI auch anderen in der Kirche Beschäftigten, insbesondere Ehrenamtlichen und Pfarrerinnen und Pfarrern, zur Verfügung stehen soll, auch wenn dies kein Regelungsgegenstand dieser Dienstvereinbarung sein kann.

1 Alle künftigen Änderungen des LKI-Verfahrens wie insbesondere die Nutzung neuer Module, Dienstprogramme, Funktionen und Schnittstellen sowie Änderungen der Erhebung und Verarbeitung von Beschäftigtendaten sind der HMAV und für den Fall, dass diese Änderungen nur einzelne Dienststellen betreffen, den örtlichen MAVen nach Maßgabe des Mitarbeitervertretungsrechts rechtzeitig, umfassend und in angemessener Form mitzuteilen. 2 Die Informationen müssen so erfolgen, dass die HMAV/Mitarbeitervertretungen ihre Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte effektiv wahrnehmen können. 3 Die Informationen müssen die möglichen Folgen und Auswirkungen der Änderungen ersichtlich und beurteilbar machen.

1 Die Einführung des LKI erfolgt stufenweise. 2 Mit der Einführungsplanung (in Safe hinterlegt) beginnt der geregelte Betrieb unter Verwendung von Echtdaten. 3 Damit wird die ordnungsgemäße Einführung, Durchführung, Evaluation und Optimierung des LKI-Systems sichergestellt. 4 Die Parteien vereinbaren im Lenkungsausschuss Zwischenziele der Evaluation oder die Umsetzung von organisatorischen und rechtlichen Anforderungen für den Gesamtprozess der Umsetzung des LKI-Verfahrens.

Änderungen des LKI-Verfahrens bedürfen der Zustimmung der HMAV und erfordern eine entsprechende Dokumentation und Änderung der entsprechenden Dienstvereinbarung bzw. ihrer Anlagen.

1 Für die Einführung und den Betrieb des LKI werden Betriebsverantwortliche benannt, die organisatorisch für die Steuerung des Verfahrens zuständig sind. 2 Sie stehen den Mitarbeitervertretungen als Ansprechpartner in Fragen der Gestaltung des Verfahrens und der Beteiligung zur Verfügung. 3 Sie tragen Verantwortung für die Umsetzung dieser Dienstvereinbarung. 4 In ihrer Funktion nehmen sie insbesondere folgende Aufgaben im Rahmen der prozessbegleitenden Beteiligung wahr:

1 Die HMAV entsendet zwei Vertreterinnen oder zwei Vertreter in den Lenkungsausschuss. 2 Diese sind berechtigt, alle Informationen und alle Unterlagen, die ihnen in diesem Rahmen bekannt werden, der HMAV bekannt zu machen. 3 Die Mitgliedschaft der HMAV-Mitglieder im Lenkungsausschuss ersetzt nicht das Verfahren der Beteiligung der Mitbestimmung oder Mitberatung. 4 Sie ist aber Teil der regelmäßigen Information der HMAV (§ 34 Absatz 1 Satz 3 MVG i. V. m. § 13 MVG-AG).

1 Die HMAV hat das Recht, sämtliche Unterlagen der Systemdokumentation in Bezug auf das Intranet einzusehen und sich ggf. 2 durch eine sachkundige Person erläutern zu lassen. 3 Die Kosten trägt die Landeskirche.

Der für das Konsistorium zuständige örtliche Beauftragte für den Datenschutz ist ständiges Mitglied im Lenkungsausschuss.

Die Beteiligten können einvernehmlich weitere Personen, insbesondere Nutzerinnen und Nutzer aus den betroffenen Arbeitsbereichen sowie interne Sachverständige hinzuziehen.

1 Allgemeine Aufgaben des Lenkungsausschusses sind:

2 Die Dienststelle präsentiert und erläutert der HMAV den aktuellen Stand des Verfahrens, diesbezügliche geplante Änderungen oder Erweiterungen sowie wesentliche funktionale, organisatorische, ergonomische und datenschutzrechtliche Aspekte ihrer Anwendung. 3 Die Aussprache bietet Raum zur Erörterung von Fragen der HMAV zum LKI, insbesondere der Arbeitsorganisation, des Beschäftigtendatenschutzes sowie der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung und Benutzerfreundlichkeit. 4 Das Gespräch soll dazu dienen, offene Fragen, Probleme und strittige Punkte zu klären und einen Konsens über durchzuführende Maßnahmen, insbesondere der Prüfung und Mängelbeseitigung, zu erzielen.

1 Der Lenkungsausschuss tritt regulär alle drei Monate zusammen. 2 Außerhalb dieses Rahmens kann der Lenkungsausschuss auf Antrag einer der Parteien einberufen werden.

1 Die Dienststellenleitung vor Ort gewährleistet eine umfassende bedarfsgerechte Qualifizierung aller Beschäftigten die mit dem LKI arbeiten sollen. 2 Die Landeskirche bietet Schulungen an und richtet einen Service zur Betreuung der Nutzer/innen im Umgang mit Bedienproblemen und Fehlern des Systems ein. 3 Die Qualifizierungsmaßnahmen sind rechtzeitig bevor neue Gruppen das LKI nutzen oder nach Vereinbarung durchzuführen. 4 Die entsprechende Anlage 3 – Schulungskonzept wird dieser Vereinbarung beigefügt.

Die Schulungen werden so konzipiert, dass sie

1 Die DL ist in Zusammenarbeit mit der HMAV für die Fortschreibung und Umsetzung des Schulungskonzepts zuständig, das laufend entsprechend den gewonnenen Erfahrungen zu aktualisieren ist. 2 Die unter 5.2. festgelegten Grundsätze sind zu berücksichtigen.

1 Die EKBO trägt im Rahmen der Einführung des Landeskirchenweiten Intranets die Kosten der Anwenderschulungen mit Ausnahme der Reisekosten. 2 Die Reisekosten der Nutzerinnen und Nutzer trägt die entsendende Dienststelle.

1 Die DL ist verantwortlich für die Erstellung und Aktualisierung eines Online-Handbuches. 2 Dienststellenleitungen und Mitarbeitenden wird ausreichend Informationsmaterial zur Verfügung gestellt, um mit dem LKI effektiv arbeiten zu können.

1 Dienstliche Kommunikation außerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeiten ist nicht erwünscht, soweit keine abweichende arbeitsvertragliche Vereinbarung besteht. 2 Eine Pflicht zur ständigen Erreichbarkeit besteht nicht. 3 Anfragen über das Landeskirchenweite Intranet müssen daher auch nicht außerhalb der Arbeitszeit bearbeitet werden.

1 Zur Unterstützung der Nutzer/innen bei der Bedienung des Systems und im Umgang mit Fehlern und sonstigen Problemen der Anwendung des LKI sowie zur nachhaltigen Gewährleistung und Optimierung der Gebrauchstauglichkeit des Systems wird eine Verfahrensbetreuung mit einem Benutzerservice (Service&Support) und einem Änderungsmanagement eingerichtet. 2 Es wird geregelt, wie eine effektive Verfahrensbetreuung nachhaltig gesichert wird sowie an wen sich Nutzer/innen wenden können, wenn im Umgang mit dem System Probleme und Fragen der Bedienung auftreten, wie Hinweise zu Fehlern, Mängeln und Änderungswünsche eingebracht werden können und wie damit umgegangen wird. 3 Dadurch soll sichergestellt werden, dass Beschäftigten im Bedarfsfall schnell und kompetent Hilfe bei der Erledigung ihrer Aufgaben mit dem LKI zuteil wird. 4 Als Zielvorstellung gelten die in Anlage 4 – Reaktions- und Lösungszeiten festgehaltenen Werte.

1 Die Vertragsparteien sind sich einig, dass zur Umsetzung der Ziele dieser Vereinbarung und für die Gewährleistung einer effizienten, datenschutz- und gesundheitsgerechten sowie gute Arbeitsbedingungen fördernden Nutzung des LKI die Einrichtung einer langfristigen Verfahrensbetreuung erforderlich ist. 2 Zu diesem Zweck sind personelle Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die den Aufgaben angemessene Freistellungszeiten sowie den Aufgaben entsprechende Qualifizierung erhalten.

1 Das LKI ist aus datenschutz- und telekommunikationsrechtlichen Gründen grundsätzlich nur für den Dienstgebrauch bestimmt. 2 Zum Dienstgebrauch gehören alle Gespräche und elektronische Kommunikation aus „dienstlichem Anlass“, die die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter in Erfüllung des Arbeitsvertrags für die Dienststelle führt. 3 Mitarbeiter/innen können nicht verhindern, dass über die dienstliche E-Mail-Adresse private Nachrichten eingehen. 4 Eingehende private Nachrichten sind umgehend zu löschen und aus dem Papierkorb zu entfernen.

1 Jede/r Mitarbeiter/in der EKBO erhält eine personalisierte LKI-Zugriffsberechtigung, wodurch gewährleistet wird, dass jede/r Mitarbeiter/in einen persönlichen Zugriff auf die Dienste hat. 2 Ein Zugriff auf das personenbezogene Postfach durch andere Personen ist grundsätzlich nicht erlaubt. 3 Ausnahmen gelten bei dienstlichen Gründen (z. B. nicht vorhersehbare Abwesenheiten durch Krankheit sowie in den anderen in dieser Dienstvereinbarung geregelt Fällen (9.6.)).

Die Parteien sind sich einig, dass die Möglichkeit zur privaten Nutzung zwar wünschenswert ist, aber noch weiterer Klärungsbedarf besteht (Telekommunikationsrecht).

1 Beim Einrichten und Betreiben des LKI ist das Datenschutzgesetz der EKD einzuhalten. 2 Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes sind zuvorderst die jeweiligen Dienststellenleitungen. 3 Die Anlage 4 – Schnittstellen legt eine abschließende Aufstellung fest, welche Beschäftigtendaten zu welchem Zweck an oder von welchem System übermittelt werden dürfen. 4 In Anlage 5 – Katalog der Beschäftigtendaten sind die im LKI genutzten Daten der Beschäftigten festgelegt.

1 Es wird sichergestellt, dass die datenschutzrechtlichen Kontrollziele gemäß § 27 DSG-EKD wie insbesondere die Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Eingabekontrolle, Weitergabe sowie Auftrags- und Verfügbarkeitskontrolle effektiv realisiert werden. 2 Die dazu getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) werden der HMAV vorgelegt. 3 Die Ergebnisse der Anlage 6 – Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß § 34 DSG-EKD zum LKI werden dem Datenschutzbeauftragten vorgelegt. 4 Seine Stellungnahme wird als Anlage 7 – Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten dieser Dienstvereinbarung beigefügt.

5 Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in Anlage 8 – Rechte- und Rollenkonzept festgelegt. 6 Sie beinhaltet eine Darstellung von Zugriffsrechten auf personenbezogene Datenfelder, Funktionen und Auswertungen. 7 Die personenbezogenen Datenfelder werden mit Angaben zur Bezeichnung und zum Inhalt des Datenfelds, zur Rechtsgrundlage oder Zweckbestimmung der Verarbeitung sowie zu Aufbewahrungszeiten und Löschfristen dokumentiert. 8 Überdies sollten Datenfelder und Funktionen (Aktionen) aufgelistet werden, deren Bearbeitung personenbezogen gekennzeichnet wird (wie bei einer Änderungshistorie respektive einem Zeitstempel mit Nutzerkennung).

9 Es wird gewährleistet, dass die Umsetzung der dokumentierten Maßnahmen jederzeit durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder die HMAV überprüft werden kann.

1 Die bei der Nutzung des LKI für Zwecke der Systemsicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs erfassten Benutzerdaten dürfen ausschließlich von den zugriffsberechtigten Personen für diese Zwecke verwendet werden. 2 Zu anderen Zwecken dürfen die Daten nicht verwendet bzw. weitergegeben werden.

1 Alle Personen, die Zugriff auf Beschäftigtendaten bzw. auf Auswertungen mit Beschäftigtenbezug erhalten, werden schriftlich gemäß § 26 DSG-EKD auf das Datengeheimnis verpflichtet. 2 Diese Personen erhalten vorab eine Unterweisung in die Grundsätze des Datenschutzes entsprechend ihren Arbeitsaufgaben.

1 Auswertungen von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Leistungs- und/oder der Verhaltenskontrolle von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind unzulässig. 2 Widerrechtlich gewonnene Informationen unterliegen einem Beweisverwertungsverbot. 3 Alle darauf gestützten arbeitsrechtlichen Maßnahmen sind unwirksam. 4 Ein Verstoß gegen diese Bestimmungen kann arbeitsrechtliche bzw. dienstrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

1 Der Zugriff auf personenbezogene LKI-Accounts darf nur in begründeten Fällen des Verdachts der missbräuchlichen Benutzung erfolgen. 2 Liegt ein solcher Verdacht vor, wendet sich die Dienststellenleitung an die zuständige MAV und die Betriebsverantwortlichen. 3 Die MAV informiert die HMAV und zieht ggf. eine Vertreterin oder einen Vertreter der HMAV hinzu. 4 Die Einsichtnahme bedarf der Zustimmung der MAV. 5 Die Einsichtnahme geschieht in einem gemeinsamen Termin der Dienststellenleitung oder der oder dem von ihr benannten Personalverantwortlichen der Dienststelle, der MAV und ggf. der HMAV, dem Datenschutzbeauftragten und einer Administratorin oder einem Administrator. 6 Bei Maßnahmen, die keinen Aufschub dulden, gilt § 38 Absatz 5 MVG.

7 Begründete Fälle:

8 Eine personenbezogene Auswertung sollte möglichst im Beisein des Betroffenen stattfinden. 9 Über die aus der Öffnung erworbenen Kenntnisse haben die Beteiligten Stillschweigen zu bewahren.

10 Begründete Verdachtsfälle nach Satz 7 werden anonymisiert dokumentiert und alle drei Jahre evaluiert.

Personenbezogene Protokollierungen von Tätigkeiten sowie sonstige Kennzeichnungen von Daten und Dokumenten mit Informationen zur Identifikation der bearbeitenden Person (i. e. Protokollierung der letzten Bearbeitung oder Änderungshistorien) finden grundsätzlich nur statt, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.

1 Die Gewährleistung der Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung) ist vollumfänglich sicherzustellen. 2 Den Beschäftigten wird auf Anfrage eine vollständige Auskunft bezüglich der zu ihrer Person gespeicherten Daten und Dokumente unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

1 Die Dienststellenleitungen vor Ort sind dafür verantwortlich, dass die notwendigen Auftragsdatenvereinbarungen ihres Zuständigkeitsbereiches mit den Dienstleistern abgeschlossen werden. 2 Bei einer Datenverarbeitung im Auftrag stellt die Dienststelle sicher, dass die Datenverarbeitung beim Vertragspartner nach den Regelungen dieser Dienstvereinbarung und unter Beachtung des geltenden Datenschutzrechts erfolgt. 3 Die HMAV ist berechtigt, die Einhaltung der Verträge diesbezüglich zu überprüfen. 4 Zu diesem Zweck werden die entsprechenden Vertragsabsprachen der HMAV in Kopie ausgehändigt und die Berechtigungen der Dienstleister für Zugriff auf Daten der Beschäftigten in Anlage 8 – Rechte- und Rollenkonzept dokumentiert.

Abwesenheit, Vertretung und Ausscheiden von Mitarbeiter/innen

1 In Fällen geplanter Abwesenheit (z. B. bei Urlaub, Kur, Weiterbildung, Renteneintritt) muss ein Abwesenheitsassistent durch den/die Mitarbeiter/in eingerichtet und aktiviert werden. 2 Grundsätzlich erhält die genannte Vertretung keinen Zugriff auf das persönliche Postfach. 3 Eine automatische Weiterleitung eingehender E-Mails ist aus Datenschutzgründen nicht erlaubt.

1 In Fällen dauerhafter Abwesenheit (Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis) ist die Gruppenzugehörigkeit nach spätestens drei Monaten zu entfernen. 2 Nach weiteren drei Monaten Inaktivität wird der LKI-Account gelöscht. 3 Für diese Zeit ist vor Ausscheiden durch den/die Mitarbeiter/in selbstständig der Abwesenheitsassistent zu aktivieren. 4 Bei unplanmäßiger Abwesenheit geschieht dies durch das Referat IT auf Veranlassung durch die jeweilige Führungskraft.

1 Die Anlagen 1 bis 8 sind Bestandteile dieser Dienstvereinbarung. 2 Die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung noch nicht vollständig vorliegenden Anlagen werden unter Beteiligung der HMAV zeitnah erstellt und dieser Dienstvereinbarung angefügt.

Änderungen, Ergänzungen oder Nebenabreden zu dieser Dienstvereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.

1 Diese Dienstvereinbarung tritt am 1. November 2019 in Kraft und kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende gekündigt werden. 2 Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung wirken die Regelungen dieser Vereinbarung nach. 3 Die Dienstvereinbarung zur Regelung der Pilotphase zur Einführung des Landeskirchenweiten Intranets in der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz (EKBO) vom 28. Februar 2018, zuletzt geändert am 23. September 2019, tritt zum in Satz 1 genannten Zeitpunkt außer Kraft.

1 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Fortgeltung dieser Vereinbarung im Übrigen. 2 Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem Sinn und Zwecke der Dienstvereinbarung nach dem erkennbaren Willen der Vertragsparteien entspricht. 3 Die Vertragsparteien verpflichten sich in diesem Fall zu sofortiger Verhandlungsaufnahme mit dem Ziel, die unwirksame Regelung einvernehmlich durch eine ihr in der Regelwirkung möglichst gleichkommende wirksame zu ersetzen. 4 Gleiches gilt, wenn es zu Differenzen über die Auslegung kommen sollte.

Ist über einzelne Fragen dieser Dienstvereinbarung kein Einvernehmen zu erzielen, so entscheidet die Einigungsstelle.